MATERI ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA DALAM
PENDIDIKAN
Sarana pendidikan adalah semua perangkat
peralatan, bahan, dan perabot yang secara langsung digunakan dalam proses
pendidikan di sekolah. Adapun, prasarana pendidikan adalah semua perangkat kelengkapan
dasar yang secara tidak langsung menunjang pelaksanaan pelaksanaan proses
pendidikan di sekolah
Sarana pendidikan diklasifikasikan menjadi
tiga macam, yaitu...
(1) habis tidaknya dipakai;
(2) bergerak tidaknya pada saat digunakan;
(3) hubungannya dengan proses belajar
mengajar.
1) Ditinjau dari Habis Tidaknya Dipakai
Dilihat dari habis tidaknya dipakai, ada dua
macam sarana pendidikan, yaitu sarana pendidikan yang habis dipakai dan sarana
pendidikan tahan lama.
a) Sarana pendidikan yang habis dipakai adalah
segala bahan atau alat yang apabila digunakan bisa habis dalam waktu yang
relatif singkat.
Contoh, kapur tulis, beberapa bahan kimia
untuk praktik guru dan siswa, dsb.
Selain itu, ada sarana pendidikan yang berubah
bentuk, misalnya kayu, besi, dan kertas karton yang sering digunakan oleh guru
dalam mengajar. Contoh: pita mesin ketik/komputer, , bola lampu, dan kertas.
b) Sarana pendidikan tahan lama
Sarana pendidikan tahan lama adalah
keseluruhan bahan atau alat yang dapat digunakan secara terus menerus dan dalam
waktu yang relatif lama. Contoh, bangku sekolah, mesin tulis, atlas, globe, dan
beberapa peralatan olah raga.
2) Ditinjau dari Bergerak Tidaknya pada Saat
Digunakan
Ditinjau dari bergerak tidaknya pada saat
digunakan, ada dua macam sarana pendidikan, yaitu sarana pendidikan yang
bergerak dan sarana pendidikan tidak bergerak.
a) Sarana pendidikan yang bergerak
Sarana pendidikan yang bergerak adalah sarana
pendidikan yang bisa digerakkan atau dipindah sesuai dengan kebutuhan pemakainya,
contohnya: almari arsip sekolah, bangku sekolah, dsb.
b) Sarana pendidikan yang tidak bergerak
Sarana pendidikan yang tidak bergerak adalah
semua sarana pendidikan yang tidak bisa atau relatif sangat sulit untuk
dipindahkan, misalnya saluran dari Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM).
3) Ditinjau dari hubungannya dengan Proses
Belajar Mengajar
Sarana Pendidikan dibedakan menjadi 3 macam
bila ditinjau dari hubungannya dengan proses belajar mengajar, yaitu: alat
pelajaran, alat peraga, dan media pengajaran.
a) Alat pelajaran
Alat pelajaran adalah alat yang digunakan
secara langsung dalam proses belajar mengajar, misalnya buku, alat peraga, alat
tulis, dan alat praktik.
b) Alat peraga
Alat peraga adalah alat pembantu pendidikan
dan pengajaran, dapat berupa perbuatan-perbuatan atau benda-benda yang mudah
memberi pengertian kepada anak didik berturut-turut dari yang abstrak sampai
dengan yang konkret.
c) Media pengajaran adalah sarana pendidikan
yang digunakan sebagai perantara dalam proses belajar mengajar, untuk lebih
mempertinggi efektivitas dan efisiensi dalam mencapai tujuan pendidikan. Ada
tiga jenis media, yaitu media audio, media visual, dan media audio visual.
Adapun prasarana pendidikan di sekolah bisa
diklasifikasikan menjadi dua macam, yaitu:
1) prasarana pendidikan yang secara langsung
digunakan untuk proses belajar mengajar, seperti ruang teori, ruang
perpustakaan, ruang praktik keterampilan, dan ruang laboratorium.
2) prasarana sekolah yang keberadaannya tidak
digunakan untuk proses belajar mengajar, tetapi secara langsung sangat
menunjang terjadinya proses belajar mengajar, misalnya ruang kantor, kantin
sekolah, tanah dan jalan menuju sekolah, kamar kecil, ruang usaha kesehatan
sekolah, ruang guru, ruang kepala sekolah, dan tempat parkir kendaraan.
b. Tujuan Administrasi Sarana Prasarana
Tujuan administrasi sarana prasarana sekolah
secara umum adalah memberikan layanan secara profesional di bidang sarana dan
prasana pendidikan dalam rangka terselenggaranya proses pendidikan secara efektif
dan efisien. Adapun, tujuan secara khususnya adalah sebagai berikut.
1) Untuk mengupayakan pengadaan sarana dan
prasarana pendidikan melalui sistem perencanaan dan pengadaan yang hati-hati
dan seksama.
2) Untuk mengupayakan sarana prasarana sekolah
secara tepat dan efisien, sehingga keberadaannnya selalu dalam kondisi siap
pakai.
c. Prinsip-Prinsip pengelolaan Sarana dan
Prasarana
Untuk mendukung tercapainya tujuan
administrasi sarana prasarana sekolah maka ada prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan
dalam mengelola sarana prasarana sekolah sebagai berikut.
1) Prinsip pencapaian tujuan
Administrasi sarana prasara sekolah dikatakan
berhasil apabila fasilitas sekolah selalu siap pakai.
2) Prinsip efisiensi
Pemakaian semua fasilitas sekolah hendaknya
dilakukan dengan sebaik-baiknya, sehingga dapat mengurangi pemborosan. Untuk
itu, perlengkapan sekolah hendaknya dilengkapi dengan petunjuk teknis
penggunaan dan pemeliharaannya.
3) Prinsip administratif
Semua pengelola perlengkapan pendidikan di
sekolah itu hendaknya selalu memperhatikan undang-undang, peraturan, intruksi
dan pedoman yang telah diberlakukan oleh pemerintah.
4) Prinsip Kejelasan Tanggung Jawab
Tugas dan tanggung jawab semua anggota
organisasi terhadap pengelolaan sarana dan prasarana sekolah harus
dideskripsikan dengan jelas.
5) Prinsip Kekohesifan
Manajemen sarana prasarana sekolah hendaknya
terealisasikan dalam bentuk proses kerja yang sangat kompak. Untuk itu, antara
satu dengan lainnya dalam organisasi harus bekerja dengan baik.
d. Siklus Pengelolaan Sarana Prasarana
Proses pengelolaan administrasi sarana
prasarna meliputi 5 hal, yaitu:
(1) penentuan kebutuhan,
(2) pengadaan,
(3) pemakaian,
(4) pengurusan dan pencatatan,
(5) pertanggungjawaban.
1). Penentuan Kebutuhan
Berikut adalah prosedur analisis kebutuhan
berdasarkan kepentingan pendidikan di sekolah.
a) Perencanaan Pengadaan Barang Bergerak
(1)Barang yang habis dipakai, direncanakan
dengan urrutan sebagai berikut.
- Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan
dengan kebutuhan dari rencana kegiatan sekolah.
- Memperkirakan biaya untuk pengadaan barang
tersebut tiap bulan.
- Menyusun rencana pengadaan barang menjadi
rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan.
(2)Barang tak habis dipakai, direncanakan
dengan urutan sebagai berikut.
- Menganalisis dan menyusun keperluan sesuai
dengan rencana kegiatan sekolah serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada
dan masih dapat dipakai.
- Memperkirakan biaya perlengkapan yang
direncanakan dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan.
- Menetapkan skala prioritas menurut dana yang
tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan.
b) Penentuan Kebutuhan Barang Tidak Bergerak
Pengadaan barang tidak bergerak meliputi
pengadaan tanah dan bangunan, direncanakan dengan urutan sebagai berikut.
(1)Mengadakan survei tentang keperluan
bangunan yang akan direnovasi dengan maksud untuk memperoleh data mengenai:
fungsi bangunan, struktur organisasi, jumlah pemakai dan jumlah alat-alat/ perabot
yang akan ditempatkan.
(2)Mengadakan perhitungan luas bangunan yang
disesuaikan dengan kebutuhan dan disusun atas dasar data survei.
(3)Menyusun rencana anggaran biaya yang
disesuaikan dengan harga standar yang berlaku di daerah yang bersangkutan.
(4)Menyusun pentahapan rencana anggaran biaya
yang disesuaikan dengan rencana pentahapan pelaksanaan secara teknis, serta
memperkirakan anggaran yang disediakan setiap tahun, dengan memperhatikan skala
prioritas yang telah ditetapkan, sesuai dengan kebijaksanaan departemen.
2) Pengadaan Sarana Prasarana
Pengadaan sarana prasarana pendidikan
merupakan upaya merealisasikan rencana kebutuhan pengadaan perlengkapan yang
telah disusun sebelumnya, antara lain sebagai berikut.
a) Pengadaan buku, alat, dan perabot dilakukan
dengan cara membeli, menerbitkan sendiri, dan menerima bantuan/ hadiah/ hibah.
b) Pengadaan bangunan, dapat dilaksanakan
dengan cara:
(1) membangun bangunan baru;
(2) membeli bangunan;
(3) menyewa bangunan;
(4) menerima hibah bangunan;
(5) menukar bangunan;
c) Pengadaan tanah, dapat dilakukan dengan
cara membeli, menerima bahan, menerima hak pakai, dan menukar.
3) Penggunaan dan Pemeliharaan
Ada dua prinsip yang harus diperhatikan dalam
pemakaian perlengkapan pendidikan, yaitu prinsip efektivitas dan prinsip
efisiensi. Prinsip efektivitas berarti semua pemakaian perlengkapan pendidikan
di sekolah harus ditujukan semata-mata dalam memperlancar pencapaian tujuan
pendidikan sekolah, baik secara langsung maupun tidak langsung. Adapun, prinsip
efisiensi berti, pemakaian semua perlengkapan pendidikan secara hemat dan
hati-hati sehingga semua perlengjkapan yang ada tidak mudah habis, rusak, atau
hilang.
Pemeliharaan merupakan kegiatan yang terus
menerus untuk mengusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik atau siap untuk
dipakai. Menurut kurun waktunya, pemeliharaan dibedakan dalam:
a) pemeliharaan sehari-hari, misalnya: mobil,
mesin disel, mesin ketik, komputer, dsb.
b) pemeliharaan berkala, yaitu: dua bulan
sekali, tiga bulan sekali, dsb.
4) Pengurusan dan Pencatatan
Semua sarana prasarana harus diinventarisasi
secara periodik, artinya secara teratur dan tertib berdasarkan ketentuan atau
pedoman yang berlaku. Melalui inventarisasi perlengkapan pendidikan diharapkan
dapat tercipta administrasi barang, penghematan keuangan, dan mempermudah
pemeliharaan dan pengawasan. Apabila dalam inventarisasi terdapat sejumlah
perlengkapan yang sudah tidak layak pakai maka perlu dilakukan penghapusan.
5) Pertanggungjawaban (Pelaporan)
Penggunaan sarana prasarana inventaris sekolah
harus dipertanggungjawabkan dengan jalan membuat laporan penggunaan
barang-barang tersebut yang ditujuakn kepada instansi terkait. Laporan tersebut
sering disebut dengan mutasi barang. Pelaporan dilakukan sekali dalam setiap triwulan,
terkecuali bila di sekolah itu ada barang rutin dan barang proyek maka
pelaporan pun seharusnya dibedakan.
